Persönliche Betreuung
Persönliche Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner begleiten Ihre Veranstaltung und unterstützen bei organisatorischen Fragen.
Vor-Ort-Betreuung
Während Ihrer Veranstaltung stehen wir Ihnen und Ihren Gästen als zentrale Ansprechstelle zur Seite und sorgen für einen reibungslosen Ablauf vor Ort.
Referierende & Gäste
Unterstützung von Referierenden, Gästen und weiteren Beteiligten bei organisatorischen Anliegen.
Catering
Je nach Budget und Anforderungen arbeiten wir mit unterschiedlichen Caterern zusammen. Sie teilen uns Ihre Wünsche und den vorgesehenen Budgetrahmen mit – wir übernehmen Auswahl, Abstimmung und Koordination.
Kaffeepausen
Kaffee, Tee und Gebäck für Ihre Veranstaltungspausen.
Lunchbuffet
Flexible Mittagsverpflegung für Tagungen und Konferenzen.
Empfang & Get-together
Passende Speisen und Getränke für Networking und Austausch.
Abendveranstaltungen
Vom 3-Gänge-Menü bis zum BBQ oder Loungeabend im Innenhof.
Veranstaltungsmanagement
Wir begleiten Ihre Veranstaltung von der ersten Planung bis zur Durchführung und sorgen dafür, dass organisatorische Abläufe zuverlässig ineinandergreifen.
Konzeption & Planung
Unterstützung bei Struktur, Ablauf und organisatorischer Vorbereitung Ihrer Veranstaltung.
Ablaufkoordination
Abstimmung von Programmpunkten, Zeitplan und beteiligten Akteurinnen und Akteuren.
Kommunikation
Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern.
Social Program & Networking Events
Planung und Koordination von Networking-Formaten, Get-togethers, Rahmenprogrammen und weiteren Austauschmöglichkeiten.
Teilnehmendenverwaltung
Ein gut organisiertes Teilnehmendenmanagement trägt wesentlich zum Erfolg einer Veranstaltung bei. Wir begleiten Ihre Teilnehmenden durch alle Veranstaltungsphasen und sorgen für klare Kommunikation, reibungslose Abläufe und einen professionellen Gesamteindruck.
Vor der Veranstaltung
Teilnehmendenanmeldung, Zahlungsabwicklung, Veranstaltungsunterlagen und individuelle Abstimmung.
Während der Veranstaltung
Kommunikation mit den Teilnehmenden sowie persönliche Betreuung und Unterstützung während der Veranstaltung.
Nach der Veranstaltung
Teilnahmebestätigungen, Zahlungscontrolling sowie weitere Kommunikation und Abschlussunterlagen.
Feedback & Nachbereitung
Erstellung und Versand von Umfragen zur strukturierten Nachbereitung Ihrer Veranstaltung.
Abrechnung
Auch die administrativen und finanziellen Aufgaben rund um eine Veranstaltung können schnell aufwendig werden. Wir unterstützen Sie bei der strukturierten Abwicklung von Abrechnungen, Reisekosten und Sponsoring.
Veranstaltungsabrechnung
Wir unterstützen bei der finanziellen Abwicklung Ihrer Veranstaltung und sorgen für eine strukturierte und nachvollziehbare Bearbeitung der relevanten Vorgänge.
Reisekostenabrechnung
Unterstützung bei der Abrechnung von Reisekosten für Referierende, Gäste und weitere Beteiligte.
Sponsorenmanagement
Unterstützung bei der organisatorischen und finanziellen Abwicklung von Sponsoring-Leistungen im Rahmen Ihrer Veranstaltung.
Abstractmanagement
Von der Einreichung bis zur finalen Programmplanung unterstützen wir Sie bei der strukturierten Organisation wissenschaftlicher Beiträge. Wir koordinieren Einreichungen, Begutachtungsprozesse und Rückmeldungen und sorgen dafür, dass alle relevanten Informationen übersichtlich zusammengeführt werden.
Einreichung
Organisation und Verwaltung eingehender Abstracts sowie strukturierte Erfassung relevanter Beitragsdaten.
Begutachtung
Koordination des Review-Prozesses und Zuordnung der Beiträge an die vorgesehenen Gutachterinnen und Gutachter.
Kommunikation
Information der Autorinnen und Autoren über Annahme, Änderungen und weitere Schritte.
Programmvorbereitung
Zusammenführung der angenommenen Beiträge für Sessions, Posterpräsentationen und das wissenschaftliche Programm.